18 Jan Elektronisches Urkundenarchiv
Im Rahmen des Aufbaus des Elektronischen Urkundenarchivs befasst sich die Bundesnotarkammer mit den technischen Rahmenbedingungen des Scannens zur Aufnahme von Urkunden in die ab 1. Januar 2022 nach dem dann geltenden § 55 Absatz 2 BeurkG zu führende elektronische Urkundensammlung. Notarinnen und Notare sollen bei der Einhaltung der in § 56 Absatz 1 Satz 1 BeurkG k.F. geregelten Amtspflicht dabei unterstützt werden, durch geeignete Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorhandenen Schriftstücken inhaltlich und bildlich übereinstimmen.
Nach einem Gesetzentwurf der Bundesregierung wird die Bundesnotarkammer ein Elektronisches Urkundenarchiv einrichten, das die sichere Aufbewahrung der notariellen Urkunden für 100 Jahre ermöglicht.
• Der Gesetzentwurf enthält umfangreiche Änderungen der Bundesnotarordnung und des Beurkundungsgesetzes. Die Bundesnotarkammer wird durch die Neuregelungen nicht selbst zur Verwahrstelle von Urkunden, sondern stellt lediglich die Infrastruktur für die Verwahrung zur Verfügung.
• Jeder Notar wird in Zukunft jede ab einem Stichtag errichtete Urkunde digitalisieren und in „seiner“ elektronischen Urkundensammlung, die im Elektronischen Urkundenarchiv bei der Bundesnotarkammer geführt wird und individuell verschlüsselt ist, verwahren. Darüber hinaus können die Notare wahl- weise die alten Urkunden nachdigitalisieren.
Voraussichtliche Anforderungen an die Scan Hardware
• Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3 in Mindestauflösung 300 dpi (besser 600 dpi)
• Kein Einsatz von Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen, wie etwa „Pattern Matching & Substitution“ oder „Soft Pattern Matching“; Möglichkeit zur Deaktivierung bildverändernder Algorithmen
• Verschlüsselung der internen Datenträger
• Nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Datenträgern
• Möglichkeit der Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk (insbesondere Service-Funktionen)
• Protokollierung von Systemfehlern und Konfigurationsänderungen
• Absicherung des Zugriffs durch Benutzer- authentifizierung (z. B. PIN)
• Kein FireWire-Anschluss
• Endprodukt des Scanvorgangs ist ein ISO- Norm-konformes PDF/A-Dokument.
• Automatischer Papiereinzug (mindestens 50 Blatt)
• Doppelblatteinzugserkennung
• Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-to-File-Funktionalität)
• Verschlüsselte Übertragung des Scanergebnisses (Transportverschlüsselung, z. B. SSL)
Die Canon imageRUNNER DX Serie erfüllt alle Standards für das Scannen im Rahmen des Urkundenarchivs
Leistungsspektrum der iR-ADV DX Modelle
• iR-ADV DX DIN-A3-Systeme bieten eine Auflösung von bis zu 600 dpi.
• iR-ADV DX Systeme verwenden keine Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Inhaltsveränderung in sich tragen, insbesondere nicht JBIG2.
• Die Festplatten der DX Systeme sind im Standard mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung versehen.
• Temporäre Daten werden nach der Nutzung im laufenden Betrieb sicher gelöscht. Am Ende der Nutzungsdauer
der Systeme können sie durch verschiedene Überschreibungsmodi (bis zu 9-fache Überschreibung) in den Auslieferungszustand zurückgesetzt werden. Die Festplatten sind darüber hinaus durch ein Passwort geschützt.
• Die iR-ADV DX Modelle bieten eine flexible Port- und Zugriffskontrolle.
• Die iR-ADV DX Modelle verfügen über ein entsprechendes Log-File-System. Durch die Unterstützung des Syslog- Protokolls können diese Informationen auch an eine Security Information and Event Management Software von Drittherstellern übergeben werden.
• Die DX Modelle bieten diverse Möglichkeiten der Benutzerauthentifizierung – PIN, Passwort, Karte oder Kombinationen einzelner Methoden.
• FireWire findet keine Verwendung (nicht verwechseln mit WiFi – also WLAN).
• Die Erzeugung von PDF A/1-b ist eine Standardfunktionalität.
• Der DX 1Pass Duplexscanner verfügt über eine Original-Kapazität von bis zu 200 Blatt und eine Scangeschwindigkeit von bis zu 270 Seiten pro Minute im Duplexmodus bei 300 dpi Scanauflösung.
• Der DX 1 Pass Duplexscanner verfügt über eine Ultraschall- Doppelblatteinzugskontrolle.
• Scan-to-File via SMB/FTP (inkl. FTPS = verschlüsseltes FTP)
• iR-ADV DX Modelle unterstützen eine verschlüsselte Übertragung mit TLS 1.3.
Bitte wenden Sie sich bei Fragen an Ihren bekannten Ansprechpartner im Vertrieb oder per Mail an: info@page-one.de.
Wir wünschen Ihnen gute Gesundheit und freuen uns auch in schwierigen Zeiten ein guter und verlässlicher Partner zu sein.
Ihr Team der page one GmbH